INTRODUCCION

 LOS ARCHIVOS.

Los archivos como colección de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos de un arrays (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).
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ARCHIVO

QUE SON ARCHIVOS.

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

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CLASIFICACION

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros:

Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra o Trabajo.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores
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CARACTERISTICAS

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.
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TIPOS

TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

1.4.1. - SEGÚN SU FUNCION.

Se define por:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

1.4.2. – SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
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ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.

Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.

Los registros de longitud variable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.
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MEDIDAS DE UTILIZACION DE LOS ARCHIVOS

Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta:

1. - Índice de Volatilidad; Un archivo es volátil cuando tiene un alto porcentaje de adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminación de registros respecto al numero promedio de registros que haya en el archivo.

2. - Índice de Actividad; Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de utilidad sea de actualización o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al numero promedio de registro que se encuentran en el archivo.

El índice de actividad suele emplearse para saber si un archivo puede explotarse como una organización secuencial o relativa.
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ETAPAS DEL ARCHIVO

Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años.

Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.


Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.


Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras generaciones.

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ORIGEN DEL ARCHIVO

Aquí Heredia va a defender la teoría de que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en una dependencia. Según este criterio destacan dos etapas fundamentales:

Pre-Archivística: se crean los documentos dentro de la entidad productora.

Archivística: la documentación ya entra en el depósito, también hay una selección, el conjunto documental que resulte elegido para su conservación es lo que llamaremos “fondo documental”.

ARCHIVONOMIA

Es el conjunto de métodos, leyes o normas de archivística (archivo) para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como, permitir la adecuada conformación del Archivo Administrativo.
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DIVISION DE ARCHIVO

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• 
  La archiveconomía o archivintendencia.

• La Archivística o archivonomía.

• Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo.

• La historia de los archivos y de la Archivística.
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HISTORIA DE LA ARCHIVISTICA

En este punto también coinciden básicamente en todo, para Mundet la Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, la relación entre ambas es muy estrecha, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo de la historia. Para Heredia la historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre todo para la clasificación
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DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• Génesis, producto de las tareas de su productor.
• Exclusividad, cada documento es único.
• Interrelación, los documentos aislados no tienen valor, sólo tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.
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VIDEO ARCHIVO